مدیریت جلسات و مذاکرات
پیشرفت جوامع و رشد جمعیت و کوچک شدن جهان از نقطه نظر دسترسی به اطلاعات و معضلات اجتماعی و جنگ قدرتها و محدودیت منابع و تضاد منافع انسانها را ناگزیر به مذاکره میکند، زیرا بسیاری از مشکلات پدید جدید نه تنها در بین دولتها و سطح بین المللی مطرح است، بلکه در تعامل افراد حتی تعاملات فردی تاثیر گذار، و بهترین راه حل مشکلات و رفع چالش های موجود مذاکره اصولی است.تشتت آراء هر روز بیشتر می شود. مردم درباره خواسته ها و بر سر موضوعات مورد علاقه خود صحبت می کنند. هر روز از تعداد افراد نا آشنا به اصول تعاملات کمتر می شود و پذیرش تصمیمات دیکته شده توسط دیگران کم رنگتر می شوند.سلیقه ها مختلف است، نگرش ها و باور داشتها نیز مختلف است. هر کس نظری دارد. در این شرایط برای حل و فصل اختلافات و تفاوتها راهی جز مذاکره وجود ندارد.بابرداشته شدن مرزها که روز به روز در حال توسعه است دنیا در حال تحقق مصداق دهکده کوچک جهانی است. امروزه تضاد منافع انسانها در محدوده جغرافیایی و سرزمینهای ملل مختلف نیست، بلکه منافع تمامی جوامع به هم گره خورده، به طوریکه ملل شرق و غرب و شمال و جنوب کره زمین در اقصی نقاط خارج از حوزه جغرافیایی حضوری جدی داشته و دارای منافع ریشه ای هستند که تضادهای حاصل از منافع افراد، گروهها، جمعیتها، ملتها و مجموعه جهانی با استفاده از اردوکشی ها حل نخواهد شد و اصولاً جنگهای تسلیحاتی کاربرد خود را از دست داده و منافع اقتصادی جایگزین و نظم دهنده و شکل دهنده تعاملات جهانی شدن است.بنابراین کارسازترین روش حل مناقشات و تضاد منافع، مذاکره می باشد.در یک نگاه کلی و باور جهانی می توان ادعا کرد، پیشرفته ترین صلاح حفظ، توسعه و تامین منافع و مصالح بشری، مذاکره است.
مذاکره در جهت احترام به حقوق خود و دیگران و رعایت عدالت است. مذاکره وسیله ابتدایی رسیدن به خواسته هایی است که از دیگران انتظار دارید، ارتباط متقابلی است برای توافق میان مردم طراحی شده است.خواسته و نا خواسته همه مذاکره می کنیم. مذاکره یکی از واقعیات زندگی ماست همه در حال مذاکره هستیم از طریق مذاکره به یکدیگر اطلاعات می دهیم، دنیای همدیگر را می شناسیم و می توانیم در جای یکدیگر قرار بگیریم و از نقطه نظرهای هم مطلع شویم و با شناخت درست و درک صحیح از سوء تفاهم و گمراهی و بی انصافی و ظلم رهایی پیدا کنیم، با مذاکره می توانیم اختلافات را بشناسیم و به تفاهم و توافق برسیم.
صرف انجام دادن امری، دلیل بر درست انجام دادن آن نیست مگر آنکه درست انجام شده باشد همه زندگی می کنند، آیا همه درست زندگی میکنند ؟ همه تغذیه می کنند، آیا همه درست تغذیه می کنند ؟همه رانندگی می کنند، آیا همه درست رانندگی می کنند ؟ همه معامله می کنند، آیا همه درست معامله می کنند ؟ همه مذاکره می کنند، آیا همه درست مذاکره می کنند ؟
یکی از غفلت های خطرناک و آسیب زننده و اختلال ساز ما، این است که انجام کارها را بادرست انجام دادن آنها اشتباه می گیریم. یکی از مراقبه های مهم زندگی انسان این است که مراقب باشد ندانسته و ناآگاهانه انجام عمل با درستی عمل فاصله پیدا نکند و این را می توان یکی از مهمترین خطاهای شناخت انسان به شمار آورد و چاره آن از طریق تحقیق در تفاوت عمل با صحت عمل است
مذاکره کننده ها سه نوعند: مذاکره کنند ه، یا انعطاف نا پذیر و سخت گیر است و بر مواضع خود مصر است یا دارای انعطاف و نرمش است و به راحتی امتیاز می دهد و خواهان برخورد نیست. اما در مذاکره اصولی حتی المقدور خواسته های طرفین رعایت می شود و هر جا که خواسته ها در تضاد باشد به حکم انصاف و عدالت توجه می شود. روش مذاکره اصولی به حقانیت موضوع و اشخاص درگیر هر دو توجه دارد در برخورد با حقانیت سخت گیر و در ارتباط باافراد نرمش دارد. جایی برای خدعه و نیرنگ باقی نمی گذارد و مذاکرات اصولی به انسانها این امکان را می دهد که منصف باشند در عین حال مورد سوء استفاده نیز قرار نگیرند.دفاع از اصل و اصول آسانتر از روشی است که حقانیت ندارد.در اصول تعاملات تکیه کردن به اینکه در مذاکره کی برنده می شود، مصداق این است که بگوییم در ازدواج کی برنده است،در شرایطی که هدف اصول تعاملات و فنون مذاکرات رسیدن به توافقی است که سود طرفین در آن محقق شود. به عبارت دیگر هدف مذاکره بهتر رسیدن به آنچه استحقاقش را دارید می باشد.
ما در کنار هر شغل و تخصصی که داریم و بسته به هر حرفه ای که در حاشیه می پردازیم، همزمان در تمام طول عمر مذاکره کننده هستیم.بنابراین،این سرمایه گذاری برای افزایش این توانمندی از آن نوع سرمایه گذاری هایی است که یک عمر از بازده آن بهره مند خواهیم شد.
در فرآیند مذاکره هر یک از طرفین خواهان چیزی هستند که دیگری دارای آن است و در این راه هر یک سعی می کنند از طریق چانه زنی، توافقهایی را بدست آورند.چرا انسان ها با یکدیگر مذاکره می کنند ؟ انگیزه، هدف و رسالت هر نوع مذاکره از ابتدایی ترین سطح، یعنی زندگی خانوادگی تا بالاترین و پیشرفته ترین حد، یعنی مذاکرات بین المللی این است که با دیگران برای تامین نیازهای خود و به سخن دیگر، منافع شروع خود به توافق برسند. مذاکره مهمترین و رایج ترین وسیله برقراری ارتباط بین انسانهاست.انسان موجودی اجتماعی است.لازمه زندگی اجتماعی داشتن ارتباط و زیستن با دیگران است. علت نیاز به ارتباط و زیستن با دیگران این است که تمام نیازهای انسان اعم از مادی و معنوی، خارج از وجود وی، برای بقای نسل، ادامه حیات، امنیت، تامین معاش،آسایش زندگی، رفاه اقتصادی، افزایش آگاهی، رفاه اجتماعی، بالابردن سطح زندگی و بر خورداری از دستاوردهای ناشی از کار، تخصص و پیشرفتهای علمی و تکنولوژیکی دیگران به وسیله اشخاص دیگر تامین و بر طرف می گردد.
با پیشرفت سریع و روز افزون جوامع و به تبع آن، تنوع نیازهای انسانها و پیچیدگی دستیابی به این نیازها، دیگر این مسئله مطرح نیست که انسانها باید مذاکره کنند، بلکه مسئله این است که انسانها به خصوص مذاکره کنندگان در سطوح پیچیده ارتباط، باید بتوانند خوب مذاکره کنند. معنی خوب مذاکره کردن این است که با اصول و فنون مذاکره آشنا و در مراحل حرفه ای به آن متعقد و مسلط باشند. تسلط به اصول و فنون مذاکره انسانها را به این توان و سلاح مجهز می کند که در جریان ارتباطات با دیگران، از پایین ترین سطح یعنی زندگی خانوادگی تا بالاترین سطح یعنی زندگی جهانی با طرفهای مذاکره به نحوی مذاکره کنند که توافق حاصل از مذاکرات معقول، منطقی، منصفانه، قابل دوام و سریع و در عین حال در بردارنده منافع مشروع و حقه طرفین باشد.
کشورهای توسعه یافته و صنعتی جهان، پابپای پیشرفتهای اقتصادی، علمی یا تکنولوژیکی و صنعتی، در زمینه علم و فن مذاکره، به خصوص مذاکرات خارجی و بین المللی،نیز به پیشرفتهای چشم گیری نائل شده اند.
مذاکره تبادل برای رسیدن به توافق است، توافقی که بین شما و طرف مقابل که دارای منافع مشترک هستید و در عین حال دارای منافع متضاد نیز هستید. شما چه بخواهید و چه نخواهید، به هر حال یک مذاکره کننده هستید. مذاکره یک حقیقت زندگی است و ضرورت اجتناب ناپذیر و بزرگترین سلاح دفاعی انسان، هم در جهت حفظ و تامین مصالح و حقوق خود و هم در جهت احترام به حقوق دیگران در رعایت حق و عدالت به طوریکه شایسته یک زندگی مطلوب است که در آن شرایط همزیستی مسالمت آمیز قابل تامین و تحقق است
برای مذاکره در کتاب ها ومقالات تعریف های مختلفی ذکر شده است. به طور کلی می توان گفت که به دلیل تنوع در ارتباطات میان افراد تعریف های متعددی برای مذاکره ارائه شده است. در این جا به بیان تعدادی ازتعاریف مذاکره می پردازیم :
1 – مذاکره نوعی ابزار ارتباطی بین دو طرف است که به منظور نیل به توافق در باره منافع مشترک و در عین حال متضاد به کار گرفته می شود.
2 - مذاکره نوعی ابزار ارتباطی بین دو طرف برای نیل به توافق پیرامون نیازها و نظرات متفاوت است.
3 – مذاکره یک ابزار اساسی است تا شما آنچه را که می خواهیداز دیگران به دست اورید.
4 – مذاکره فرایند دست یابی به تصمیم مشترک از طریق مفاهمه است.
5 – در فرهنگ لغت انگلیسی مذاکره تلاش و کوشش جهت نیل به توافق بین دو نفر یا بیشتر از دو نفر است در صورتی که افراد شرکت کننده در مذاکره دارای حق وتو می باشند.
عناصر مذاکره
هرب کوهن،در کتاب خود،موسوم به می توان در مورد همه چیز مذاكره کرد سه عنصر حیاتی هر مذاكره ای را اطلاعات،زمان و قدرت معرفی می كند و نقش هر یک را در مذاكره به اختصار شرح می دهد:
اطلاعات: طرفی که بهترین درک و شناخت را ازآنچه که باید انجام شود دارا باشد، قدرت بیشتری درمذاكره دارد
.2) زمان: طرفی که از نظر وقت در تنگنا نباشد، کار خود را بهتر انجام می دهد. هیچ وقت در تنگنای وقت مذاكره نکنید و اجازه ندهید که طرف مقابل احساس کند در تنگنای وقت هستید
.3) قدرت: هیچ وقت قدرت را به طرف مقابل واگذار نكنید. با توجه به این مطالب هر یک از عناصر مذاكره را به صورت فشرده، این‌گونه مورد بحث قرار می دهیم: بیشتر افراد بر این باورند كه مذاكره با انجام ملاقات بین طرفین درگیر شروع شده و پایان می یابد،در حالی که واقعیت این نیست. برای انجام یک مذاكره موفق، هفته ها،ماه ها و گاهی سالها باید وقت صرف كرد. زمان مورد نیاز پیش از انجام مذاكره، به طورعمده به جمع آوری اطلاعات در مورد هدفها،نیازمندی ها وسبکهای مذاكره‌ای طرف مقابل و طراحی فرایند مذاكره اختصاص می یابد. البته زمان صرف شده، در اصل انجام مذاکرات نیز اهمیت زیادی دارد. اکثر اوقات مذاکره‌ها در 20 درصد آخر وقت مذاكره به نتیجه می‌رسند. این جنبه از مذاكره از قاعده جالب پارتو (اقتصاددان و جامعه شناس ایتالیایی)موسوم به قانون20-80 پیروی می کند،که به نظر در کل زندگی انسان ساری و جاری است.مطابق این قانون 20 درصد آنچه که فرد انجام می دهد 80 درصد نتایج را به بار می آورد،و بر عکس 80 درصد آنچه که فرد انجام می دهد 20درصد نتایج را به وجود می آورد.
درمذاكره می توان این قانون را این گونه بیان کنیم که 80 درصد نتایج مورد نظر،عموماً در20درصد آخروقت، مورد توافق قرارمی گیرند. زمان و ضرب‌الاجل‌ها ممکن است به نفع هریک ازطرفین باشد،که این بستگی به شرایط دارد. توجه به نکته‌های زیر می تواند وقت را در خدمت طرف خبره قراردهد:
1- ازآنجایی که بیشترتوافقها در20درصد آخروقت مذاكره صورت می گیرند، باید خونسرد، صبور و منتظر زمان مناسب برای اقدام بود .
2- اگر در تمام کردن سریع مذاکره‌ها منافعی وجود دارد، ارزش این کاررابه طرف مقابل گوشزد كنند. گاهی اوقات یک ویا هردوطرف مذاكره ازسریع انجام شدن مذاکره‌ها منتفع می شوند.
3-بایدبه خاطرسپردکه ضرب الاجل هارا می توان تغییردادویاازبین برد. بانزدیک شدن به ضرب الاجل نباید وحشت کرد،بلکه در تغییرآن باید سعی كرد.
4- تلاش شود تا به ضرب الاجل طرف مقابل پی برده شود.وقتی که حریف به آخرین مهلت خود نزدیک می شود سطح فشار روانی اش بالا می رود وطرف مقابل می تواند از این موقعیت برای تشویق حریف به پذیرش توافقهای مورد نظر خود بهره گیرد همان ذهنیت که مذاكره را فقط گفت وگو ودیدار طرفین در زمان مشخصی می‌داند، باعث می شود که بسیاری از افراد، بدون کسب اطلاعات لازم، پشت میز مذاكره قرار می گیرند. مذاكره یک واقعه نیست، بلکه یک فرایند است که از مدتها پیش از گفتگوی رودررو آغاز می شود.یک دلیل مهم برای اینکه خیلی زودتر از آغاز مذاکره‌ها باید آماده شد، این است که در جریان مذاکره‌ها طرف مقابل، منافع،نیازمندی ها وانگیزه های خود را پنهان می كند. به طور معمول افراد پیش از انجام دیدارهای رسمی، بیشتر ممکن است اطلاعات ارائه كنند. اطلاعات لازم برای مذاكره را می توان از هر جایی به دست آورد:جست وجو در اینترنت،گفت و گو با فرد یا افرادی که سابقه مذاكره با طرفهای مورد نظر را داشته اند،گفت وگو با دوستان وافراد مرتبط با طرف مذاكره و....
آخرین عنصر در مذاكره، قدرت است. هر چند بسیاری با شنیدن واژه قدرت مفهوم منفی از آن برداشت می‌كنند،اما قدرت در نفس خودش، نه خوب است نه بد.آنچه که بد است سوء استفاده از قدرت است گونه‌های مختلفی از قدرت می تواند بر نتیجه مذاكره اثر بگذارند؛ مانند: قدرت مقام، قدرت دانش و تخصص، قدرت پاداش و تنبیه و قدرت شخصیت. علت آنکه می گوییم می تواند این است که اگر از قدرت برخوردار باشیم ولی از آن بهره نگیریم،این قدرت ارزشی ندارد.(گرشاسبی، 1384: 31-33)
تاکتیک های مذاکره کنندگان
1-چماق و هویج: (Carrot and stick)
در اصطلاح به سیاست ارائه تشویق برای رفتار خوب و ارائه تنبیه برای رفتار بد است. یا به عبارتی به معنی سیاست تهدید و تحبیب به کار می‌رود
تعریف بارون در دیکشنری تجاری: استراتژی هویج و چماق در مذاکراتی بکار می رود که یک طرف خواستار چیزهایی از طرف مقابل می باشد، و مجازاتی را برای طرف مقابل در صورت عدم انجام درخواست مطرح می کند.
تعریف در دیکشنری اصطلاحات سنتی امریکایی: پاداش و تنبیه به عنوان اقدامات تشویقی استفاده می شود. به طوری که در مدیریت، هویج همان ترفیع را قبل از چماق به عنوان تنبیه آویزان می کند. این عبارت اشاره دارد به فریب اسب یا الاغ که به سمت هویج آویزان شده حرکت می کنند، در همان حال، با ضربه چماق به سمت جلو حرکت می کند.
استراتژی هویج و چماق در محیط کاری: در منابع انسانی، هویج اشاره دارد به انگیزه یا وعده انگیزه به کارمندان و چماق اشاره به ترس و تهدید دارد. معمولاً کارمندان بعد از انجام کار، خواستار دریافت وعده داده شده می شوند که در مقابل آن از کار اخراج می شدند یا خودشان ترک کار می کردند.
اخیراً استفاده از این اصطلاح تغییر کرده‌است. پیش‌تر، معنی آن «ارائه مشوق برای پیشبردن به سوی هدف» بود. اصل این استعاره از هویج آویزان بر سر چوب به عنوان انگیزه حیوان برای انجام کار بود.
پیتر دراکر اندیشمند و صاحبنظر بزرگ آمریکایی در عرصه مدیریت معتقد است ، هنر متقاعد کردن راز موفقیت انسانها و یا شرکتهای تجاری موفق است.امروزه بسیاری از شرکتها جهت برنده شدن در مناقصات و مزایده ها در عرصه تجارت ، از متخصصین زبده در امر مذاکرات تجاری بهره می گیرند.در اینجا برای شما چند راهکار در مذاکرات تجاری را ذکر می کنیم.که حاصل تجربیات این مشاوران حرفه ای می باشد :
1- هیچگاه اولین پیشنهاد را شما ندهید :
بسیار ساده است، اینطور نیست؟ تا آنجا که می توانید، در هر موقعیتی هم که برای مذاکره قرار دارید، اولین پیشنهاد را شما ندهید. اگر طرف شما با یک پیشنهاد بزرگ جلو آمد، نشان می دهد که ممکن است معامله انجام نشود و آنها راهشان را بکشند و بروند چون سنگ بزرگ همیشه نشانه نزدن است. با رعایت این نکته می توانید از قصد و نیت طرفتان مطلع شوید.
2- همیشه دو خریدار را در کنار هم قرار دهید
کاری که به شما خیلی قدرت عمل می دهد این است که همیشه برای یک جنس مشخص دو خریدار را کنار هم قرار دهید. چه در کار باشد و چه در تجارت، اینکه دو نفر خواستار شما باشند همیشه باعث افزایش قدرت شما می شود.
3- همیشه قیمت بالاتری بدهید
همیشه قیمتی بالاتر از قیمت واقعی خودتان اعلام کنید، اما نه اینقدر بالا که کسی حتی برای نگاه کردن هم جلو نیاید چون با اینکار فقط یک طمعکار جلوه خواهید کرد.
4- هیچگاه خود را مشتاق نشان ندهید
هر چقدر هم که به نظرتان معامله عالی باشد و کلی با آن سود کرده باشید و بسیار خوشحال باشید، هیچوقت چهره خود را شاد و مشتاق به طرف مقابل نشان ندهید. چون با اینکار درونتان را به آنها نشان خواهید داد و این اصلاً خوب نیست. همیشه خونسرد و آرام باشید.
5- همیشه برای ترک مذاکره آماده باشید
اصلاً مهم نیست که چقدر دوست دارید آن معامله انجام شود، باید همیشه خود را برای سر نگرفتن معامله هم آماده نشان دهید. ممکن است این سخت ترین کار در طی یک مذاکره باشد، اما گاهی بسیار به نفع شما خواهد بود. اگر می بینید که مذاکره ای درست نیست و ممکن است سرتان کلاه گذاشته شود، می توانید سریعاً کناره گیری کنید.
فکر کنید که طرف معامله به شما نیاز دارد
یکی از سخت ترین قسمت های معامله این است که شما فکر کنید طرف شدیداً به شما نیاز دارد. اگر اینطور فکر نکنید، اعتمد به نفستان پایین خواهد آمد. همیشه در ذهنتان مجسم کنید که طرف معامله عمیقاً خواستار کالای شماست.
7- یاد بگیرید که ساکت بمانید
گاهی اوقات وقتی پیشنهادی به شما ارائه می شود، خیلی مهم است که جوابی نداده و چیزی نگویید. برای 30 دقیقه، 90 دقیقه، یک ساعت، برای هر چقدر که شده دهانتان را باز نکنید.
سکوتی ناراحت کننده ایجاد کنید و طرف مقابل برای شکستن این سکوت جزئیات بیشتری بیان خواهد کرد. شما ساکت بمانید، کناره گیری نکنید اما فقط به آنچه که طرف مقابل بازگو می کند گوش فرا دهید.
8- در مورد همه چیز تحقیق کنید.
چه با دانستن در مورد گذشته طرف معامله تان باشد، چه اتفاقاتی که در جریان مذاکره می افتد یا تحقیق در مورد کالای مورد نظر باشد، همیشه بدانید که در چه مورد می خواهید صحبت کنید.
9- هیچگاه در وسط کار مذاکره را بر هم نزنید
در معاملات همیشه تخفیف و امتیاز دهی صورت می گیرد. مهم نیست که از چقدر می گذرید تا مذاکره را تمام کنید، اما مهم این است که مذاکره نباید بر هم بخورد. هر چند که ممکن است آخر کار اصلاً رضایت زیادی از آن مذاکره نداشته باشید.
10- همیشه مودب باشید
مهم نیست که طرف مقابلتان با شما بد حرف می زند یا کالایتان را تحقیر می کند، شما هیچگاه خونسردی خود را از دست ندهید. با بدرفتاری چیزی جز شرمندگی نصیبتان نخواهد شد.
برای آشنایی با شیوه مذاکره و اصول حاکم بر آن به منظور دستیابی به موفقیت، عوامل و ریشه های مختلفی در متون مدیریت عنوان شده است، اصولی که در برگیرنده روابط ساده علمی یا مفاهیم پیچیده علوم رفتاری است، اما آنچه مسلم است انسان به عنوان موجودی اجتماعی نیازمند آن است که برای تحصیل خواسته های مشروع خود با دیگران به توافق برسد.
این توافقات می تواند در ابتدایی ترین سطح ممکن مانند خانواده باشد یا در وسیع ترین حالت، در سطح بین المللی تعریف شود. از این رو همه ما همواره نیازمند مذاکره با دیگران برای یافتن توافق بر سر مسائل مختلف هستیم که این مذاکرات می تواند از مذاکره با دختر بچه ۲ ساله ما تا عالی ترین مقام اجرایی بنگاه، کشور یا در سطح بین المللی باشد، به همین دلیل فراگیری اصول و فنون مذاکره برای همه افراد لازم به نظر می رسد.
تعاریف و دریافت های متفاوتی از مذاکره وجود دارد، اما یکی از ساده ترین و در عین حال دقیق ترین تعاریف مذاکره در فرهنگ آکسفورد آمده که مذاکره را: «گفت وگویی که هدف آن دستیابی به یک توافق(معقول) است» می داند. بر همین اساس در این نوشته به چگونگی دستیابی به این توافق معقول خواهیم پرداخت.
در حقیقت شکل گیری مذاکره محصول عدم توافق است، وقتی انسان به مذاکره می پردازد که احساس کند همه یا بخشی از خواسته های مشروعش توسط دیگران نادیده گرفته شده است و در آنجا سعی خواهد کرد تا از طریق گفت وگو به خواسته های خود دست یابد.
خواسته هایی که خود آنها را به حق و قابل تحصیل می داند، از این رو سعی می کند در فرایند گفت وگو طرف مقابل را متقاعد به پذیرش آن کند، بنابراین لازم است افراد پیش از آنکه وارد هر نوع مذاکره چه مذاکرات عادی در سطح خانواده یا مذاکرات حیاتی در سطح کلان شوند، مشخص کنند که منافع آنها در این مذاکره چیست؟ زیرا در حقیقت این منافع هستند که معرف مساله خواهند بود؛
در این حالت، صورت صحیحی از مذاکره در دستور کار شما قرار می گیرد. در بسیاری از مواقع که مذاکرات به بن بست می انجامد یا نتیجه مطلوب را برای شما به ارمغان نمی آورد علت اصلی آن، عدم توجه به همین مساله ساده است، مساله که در نگاه اول بدیهی به نظر می رسد، اما حقیقت آن است که در موارد زیادی افراد، قدرت تمیز دادن بین منافع خود با مواضعشان را ندارند و به جای بحث بر سر منافع به بحث بر سر مواضع می پردازند، پارادایم معروف حرف مرد یکی است نمونه تاریخی معتبری برای این موضوع است.
سوای این موضوع که به عقیده نگارنده حرف مرد و زن از درجه یکسان اعتبار برخوردار است و مراد از مرد در این ضرب المثل انسان است نه جنس مذکر، حرف انسان (چه مرد و چه زن) باید عقلانی و منطقی باشد تا یکی، چرا که همه ما ممکن الخطا هستیم و گاهی مواضع و از این گذشته منافع ما در گذر زمان با توجه به شرایط و تحولات محیط بیرونی سازمان یا خانواده ما دچار تغییرات می شود که این تغییرات می تواند تغییرات سطحی یا اساسی باشد، تغییراتی که شرایط کار و زندگی ما را تحت تاثیر خود قرار می دهد و مواضع قبلی ما نمی تواند منافع امروزمان را تامین کند.
به همین دلیل تغییر مواضع یا اصولی تر می توان گفت: تمرکز بر روی منافع است که ما را به موفقیت می رساند. اگر بخواهیم برای این موضوع مثالی اقتصادی بیاوریم، می توانیم به تولید به هنگام (Just in time) که تولیدی بدون انبار داری مواد اولیه است اشاره کرد.
تا دو سال پیش منافع همه بنگاه های اقتصادی بر حفظ این موضوع و تلاش برای تولید به هنگام بدون انبارداری مواد اولیه بود، اما پس از رخداد های اخیر و نوسانات شدید بازار آیا باز هم می شود با موضع تولید به هنگام، صرفه اقتصادی و منافع شرکت را تضمین کرد؟ یا منافع ما در تغییر اساسی و صددرصدی مواضع ما است؟ به هر طریق آنچه مسلم است مواضع را نمی توان با منافع یکی دانسته در برخی موارد این دو حتی می توانند در تعارض با هم باشند، پس لازم است در مذاکره ضمن شناخت منافع بر روی آن تمرکز کنیم تا مواضع خود و اگر لازم است برای حفظ منافع خود خصوصا منافع بلندمدت مواضعمان را تغییر دهیم حتما این کار را بکنیم.
یادمان باشد مذاکره را دستیابی به توافقی معقول دانستیم که الزاما باید قابلیت اجرایی هم داشته باشد، بنابراین وقتی خود را برای مذاکره آماده می کنید، در نظر داشته باشید که خواسته های شما که منبعث از منافع شما است می تواند با منافع و خواسته های طرف مذاکره شما در تضاد باشد و به همین دلیل است که در گام اول با پذیرش آن مخالفت کرده و لزوم انجام مذاکره پدیدار شده است، پس باید پیش از ورود به مذاکره به چند سوال کلیدی پاسخ دهید، به طوری که پاسخ روشن و منطقی برای آنها داشته باشید تا بتوانید طرف مقابل را به سمت خود سوق داده و مذاکره ای موفق داشته باشید :
۱ ماهیت تعارض و اختلاف چیست؟
۲ چه عواملی موجب بروز این اختلاف شده است؟
۳ چه کسانی با این موضوع در ارتباط اند و چه دریافتی از مساله مورد اختلاف دارند؟
۴ مقصود شما از مذاکره چیست؟ چه هدف هایی دارید؟
وقتی شما پاسخ مناسبی برای این سوالات داشته باشید، خواهید توانست منافع طرف مقابل را هم ارزیابی کرده و از فصل مشترک آن با منافع خودتان به عنوان کلیدی برای حل این تعارض استفاده کنید.
کلیدی که به شما در باز کردن بن بست های مذاکره کمک می کند، چرا که همواره در هر مذاکره ای فصل مشترکی وجود دارد، چرا که همین فصل مشترک است که منافع شما را به هم گره زده و حفظ منافع شما در گرو متقاعد کردن طرف مقابل است. اساسا یک مذاکره کننده حرفه ای چون استاد شطرنج برای هر حرکت و تقاضای حریف، حرکتی را پیش بینی کرده است و قبل از ورود به مذاکره حرکات حریف را بازی خوانی می کند و این تنها از طریق جمع آوری اطلاعات مفید جا دارد که بخش عمده آن در سوالات بالا نهفته است.
در غیر این صورت مثل مذاکره شما مثل تیری در تاریکی است که تنها شانس آن هم از نوع خیلی زیادش می تواند به شما کمک کند و بدیهی است که نه زندگی را نه بنگاه اقتصادی یا هر جای دیگری را که شما مسوول مذاکره آن هستید نمی توان با تیری در تاریکی اداره کرد. پس از آنکه منافع خود و طرف مقابل را شناختید و به علت به وجود آمدن این تعارض پی بردید، لازم است به چند موضوع توجه جدی داشته باشید و چند کار اصلی را انجام دهید.
۱ آنچه که شما می دانید و می تواند برای شما منفعت ایجاد کنند طرف مقابل نیز می داند و برای او هم ممکن است منفعت ایجاد کند یا آنکه منفعت او را از بین ببرد، بنابراین خود را عالم و طرف مقابل را جاهل فرض نکنید، چون او هم اگر بیشتر از شما در مورد موضوع تعارض نداند و تحقیق نکرده باشد، به احتمال بسیار زیاد کمتر از شما نمی داند.
۲ مذاکره فرایندی برای رسیدن به توافق معقول است، پس شما احتمالا نمی توانید به همه خواسته خود دست یابید، چرا که در این صورت تعارض ماهوی موجود در منافع طرفین باعث از بین رفتن همه منافع طرف مقابل می شود، به خاطر داشته باشید که شما به جنگ نمی روید در فرایندی تجاری یا انسانی در حال مذاکره هستید پس امتیاز بدهید تا بتوانید امتیاز بگیرید و به خاطر داشته باشید همه خواسته ها یعنی عدم توافق و همواره بخشی از چیزی بیشتر از همه هیچ چیز است.
۳ همه روابط بر پایه منافع است و این منافع شما است که روابط شما را شکل می دهد، پس برای حفظ روابط نه منافع خود را به خطر بیاندازید نه منافع طرف مقابل را.
برای درک بهتر موارد بالا باید دو موضوع دیگر نیز بررسی شود نخست ۵ مراحل اصلی مذاکره:
۱) تدارک و برنامه ریزی
۲) تنظیم تاکتیک مذاکره
۳) توضیح و توجیه
۴) بحث و ارائه راه حل
۵) تنظیم توافق نامه
